Modernes Reisekosten-Management

Digitalisierung, neue gesetzliche Vorgaben und die Entwicklung des Anbietermarktes verändern das Travel Management nachhaltig. Die Anforderungen der Reisenden sind vielfältig, das Portfolio der Anbieter grenzenlos und die Entwicklung unabsehbar.

Vor diesem Hintergrund müssen maßgeschneiderte Lösungen her, die zur Firmenkultur passen und Reisenden ein positives Reise-Erlebnis ermöglichen. Die Lösungen können vom zentral organisierten Travel Management bis zu „Open Book“ (d.h. voller Flexibilität der Buchungskanäle) variieren. Zusätzlich zu den Einkaufsvorteilen, die in einem Projekt durch Neuverhandlungen mit den Lieferanten in allen Segmenten erzielt werden, stehen auch die internen Prozesse auf dem Prüfstand. Automatisierter Datentransfer, Prozesseffizienz, Volumenbündelung – alles Bereiche, in denen digitalisierte Prozesse oder auch Teilautomatisierungen in Unternehmen installiert werden können.

Strukturierte Prozesse schaffen Klarheit und  Sicherheit

Strukturierte Prozesse sind die Grundlage, für sicheres und kosteneffizientes Travel Management. Reisende kennen und respektieren die Grenzen des Erlaubten. Zudem haben Unternehmen – auch durch die Digitalisierung der Prozesse – immer die Kontrolle über den Aufenthalt der reisenden An-gestellten, über tagesaktuelle Reisewarnungen und Zugang zu guter Notfallkommunikation. So kann der Arbeitgeber auch seiner  Fürsorgepflicht  nachkommen.

TCOT – Total Cost of Trip fördert Kostenbewusstsein

Der Anspruch der Geschäftsleitung, die volle Kostenkontrolle zu behalten, besteht dabei unverändert  weiter. Klar definierte und digitalisierte Prozesse ermöglichen Zeit-, Personal- sowie Kosteneinsparungen und erhöhen die Transparenz der Ausgaben. Die Genehmigung der gesamten Reisekosten sollte dem Budgetverantwortlichen ohne aufwändige Rechnungssuche machbar sein. Eine Dashboard-Darstellung der Gesamtreisekosten (Total Cost of Trip) fördert kostenbewusstes Buchen für den Reisenden. So werden eher günstigere bzw. alternative Reisemethoden gewählt, mehr ÖPNV statt Taxi, mehr Bahn statt Flieger etc. gebucht. Allerdings – auch hier gibt es eine Vielzahl an Anbietern. Der richtige Mix muss gefunden werden. Insel-Lösungen gilt es zu vermeiden.

Reisekomfort nicht auf Kosten Einsparungen reduzieren

Reiserichtlinien werden nicht strikter gestaltet, um den Reisekomfort auf Kosten der Mitarbeiter zu reduzieren. Vielmehr geht es darum, die Buchungsprozesse und –kanäle zu definieren und deren Einhaltung zu kontrollieren. Mit einer klar formulierten Reiserichtlinie lassen sich Reisekosten um 10 Prozent reduzieren. Diese müssen jedoch die Firmenkultur widerspiegeln und einen sinnvollen Rahmen für die Reisetätigkeit anbieten. Der Reisende benötigt eine deutliche Aussage; welche Service-Klassen erlaubt sind, wie der Genehmigungs-, Buchungs- und Abrechnungsprozess ist, wer bei Fragen unterstützt usw. Durch die Reiserichtlinie und deren Einhaltung – das heißt auch Kontrolle – ändert sich das Buchungs- und Reiseverhalten positiv; Kostenreduktion, frühzeitiges Buchen und Nutzung  der  vorgegebenen Kanäle inklusive. Und im optimalen Fall werden die Reisedaten automatisch von der Buchung bis in die Buchhaltung transferiert – ohne jeglichen Zusatzaufwand.

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