Sparkassen mit ihrer lokalen Präsenz sind geprägt durch eine Filialstruktur. Die Sparkasse Jena-Saale-Holzland zum Beispiel – die vor einigen Jahren durch den Zusammenschluss von drei lokalen Sparkassen entstanden ist – betreibt für ihre 150.000 Kunden 40 Filialen. Im Interview mit dem Kostenmanager spricht der Mike Neubert, Abteilungsleiter Organisation der Sparkasse Jena-Saale-Holzland, welche Bedeutung Sachkostenmanagement hat und wie die Reinigungskosten der Sparkasse in Zusammenarbeit mit Expense Reduction Analysts untersucht und um 30 Prozent reduziert wurden.
KM: Sehr geehrter Herr Neubert, die Sparkasse Jena-Saale-Holzland betreut Kunden in rund 40 Filialen. Was war Ihre Motivation, die Ausgaben für Reinigung auf den Prüfstand zu stellen?
Neubert: Sachkosten wie Reinigung spielen bei uns immer eine große Rolle und stehen regelmäßig auf dem Prüfstand. Aufgrund der aktuellen Lage und der sehr niedrigen Zinsen stehen diese Kosten noch mehr im Fokus als sonst, da auf der Einnahmeseite einige Posten deutlich kleiner geworden sind. Dies muss an anderer Stelle wieder ausgeglichen werden. Wir haben uns daher auf Ausgabenposten konzentriert, die die höchsten Einsparungen versprachen. Reinigung gehört anfangs noch nicht dazu, da wir keine großen Einsparungen erwartet hatten – was sich später als Trugschluss herausstellte.
KM: Zurückblickend auf das Projekt ans sich und die erzielten Resultate – wie sieht Ihr Fazit aus?
Neubert: Mit dem Ergebnis und den Einsparungen von rund 30 Prozent sind wir sehr zufrieden. Beeindruckt war ich zudem von dem Umgang mit den Dienstleistern. Insbesondere bei den Bietergesprächen hat man gesehen, dass den Reinigungsunternehmen echte Profis gegenübersaßen und diese Expense Reduction Analysts auch als solche wahrgenommen haben. Dies waren Gespräche, die auf absoluter Augenhöhe stattgefunden haben. Die Reinigungsdienstleister haben mir ausdrücklich bescheinigt, dass der gesamte Ausschreibungsprozess und die Gespräche hoch professionell waren.
Im Laufe des Projektes gab es hin und wieder auch ein paar Probleme wie zu Projektstart wo die Kommunikation noch nicht reibungslos lief. Auch war in den Berichten nicht immer alles selbsterklärend – allerdings konnten Fragen im direkten Gespräch immer schnell geklärt werden.
Ein anderer sehr positiver Aspekt war, dass wir als Kunde immer im Mittelpunkt standen. Dies habe ich bei anderen Beratungsprojekten schon anders erlebt. Wenn wir einen Punkt eingebracht haben, wurde dieser sofort aufgenommen und umgesetzt. Wir haben es nie erlebt, dass ein ‚Das geht nicht‘ als Antwort kam.
KM: Wie waren die Verantwortlichkeiten beim Einkauf von Reinigungsdienstleistungen vor dem Projektstart geregelt?
Neubert: In der Vergangenheit wurden der Kostenblock und die Verträge mit den Reinigungsdienstleistern eher verwaltet als aktiv gemanagt. Wir haben – wie nach den Tarifabschlüssen im Reinigungsgewerbe – Verhandlungen mit unseren lokalen Anbietern gesucht, allerdings sind wir hier an unseren intern verfügbaren Kapazitäten gescheitert. Es hat uns einfach das nötige Wissen und Know-how für diesen Bereich gefehlt. Auch deshalb haben wir mit Expense Reduction Analysts externe Hilfe hinzugezogen.
KM: Sie sagten vorher, dass Sie mit dem Projektablauf und den Resultaten sehr zufrieden waren. Mit welchen Erwartungen sind Sie denn in das Projekt mit Expense Reduction Analysts gestartet?
Neubert: Bei Projektstart waren wir sicher, dass Einsparungen machbar sind – haben allerdings nicht mit rund 30 Prozent gerechnet. Wir haben regelmäßig mit unseren langjährigen Dienstleistern gesprochen und geglaubt, dass diese uns kein „X für ein U“ vormachen konnten. Daher haben wir mit deutlich niedrigeren Einsparungen gerechnet als wir später erreicht haben.
Wichtig war, dass Expense Reduction Analysts als aller Erstes neue Raumpläne erstellt hat. Dazu wurden die Räumlichkeiten der Filialen einzeln neu vermessen. Wir hatten zwar Pläne der Filialen – allerdings waren diese nicht auf dem neusten Stand und spiegelten die über die Jahre oftmals veränderten Geschäftsräume nicht mehr akkurat wider. Zudem waren die Pläne, auch aufgrund der Fusion vor einigen Jahren, nicht alle von vergleichbarer Qualität. Diese Basisarbeit war sozusagen der Grundstein für die spätere Ausschreibung.
Da wir lokal gut verankert sind, arbeiten wir auch mit lokalen Anbietern eng zusammen. Um mehr Transparenz in die Angebote zu bekommen, haben wir zusammen mit Expense Reduction Analysts beschlossen, als Benchmark einen überregionalen Dienstleister zu wählen. Ich denke, dies war sehr wichtig, um ein gutes Ergebnis zu erzielen.
KM: Sehr geehrter Herr Neubert, vielen Dank für das Gespräch.
Zur Person Mike Neubert
Mike Neubert ist seit 1992 in verschiedenen Positionen bei der Sparkasse Jena- Saale-Holzland. Nach Stationen Abteilungsleiter Zahlungsverkaufsservice und Medialer Vertrieb ist er seit 2008 Abteilungsleiter Organisation.
