Die Papierrechnung ist ein Auslaufmodell. Im Bitkom Digital Office Index 2020 gaben 86% der Unternehmen an, dass sie Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen wollen.

Im Januar/Februar 2021 wurde eine Umfrage durchgeführt unter deutschsprachigen Kunden, die Lösungen zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen einsetzen. Zum Vergleich zu vorherigen Umfragen 2018 und 2019 gab es signifikante Änderungen:

2018: Papier ist vorherrschend

Im Jahr 2018 war Papier noch das vorherrschende Format bei Eingangsrechnungen. Fast die Hälfte (46%) der Befragten gab an, dass 70% oder mehr der Rechnungen in Papierform eingingen. Das PDF war zu diesem Zeitpunkt klar auf Platz 2: Ein gutes Drittel (39%) gab an, dass mindestens die Hälfte der Rechnungen als PDF eintraf. XML und EDI hatten als Rechnungsformate eine untergeordnete Rolle, 68% gaben an, dass sie keinerlei Rechnungen in diesen elektronischen Formaten erhielten.

2019: Das PDF holt auf

Bis 2019 hatte die Verbreitung von Papier bereits spürbar abgenommen. Nur noch ein Drittel (33%) der Befragten sagte, dass 70% oder mehr der Rechnungen papierhaft eingingen. Gleichzeitig holte das PDF auf, inzwischen sagte knapp die Hälfte (48%), dass mindestens die Hälfte der Rechnungen als PDF gesendet würden. Bei XML und EDI hatte sich wenig getan, noch immer gaben 65% an, keine Rechnungen in diesen Formaten anzunehmen.

2021: PDF vor Papier

Der Trend vom Papier weg hält bei den Eingangsrechnungen an. In diesem Jahr sagten nur noch 11% der Befragten, dass sie 70% oder mehr der Rechnungen in Papierform erhalten würden. Inzwischen haben 66% angegeben, dass sie mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen als PDF entgegennehmen. Auch XML und EDI haben einen deutlichen Sprung nach vorne gemacht: Nur noch 31% geben an, keinerlei Rechnungen in einem dieser maschinenlesbaren Formate zu erhalten.

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