Ist das Business Travelmanagement in Ihrem Unternehmen marktorientiert und kostenbewusst? Insbesondere die Markttransparenz durch neue Medien hat in den letzten Jahren dazu geführt, dass Preise und Rahmenbedingungen in Echtzeit vergleichbar sind. „Lost savings“ werden dadurch monatlich ausgewertet, um zeitnah Maßnahmen zu ergreifen. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung geht der aktuelle Trend zur Nutzung intelligenter Tools zur Optimierung der Prozesse. Trotzdem nutzen viele Unternehmen noch nicht das volle Einsparpotenzial in diesem Bereich aus. Wie sind Sie aufgestellt?

Online Booking Engines (OBE) sind oft bereits als „on-premise“-Lösung, aus der Cloud oder als Reseller-Produkt über das Reisebüro etabliert. Sie erleichtern die Reiseplanung und ‑buchung, ebenso wie die Archivierung von Reisedaten. Diese ist insbesondere aufgrund der Fürsorgepflicht von Unternehmen gegenüber Ihren Mitarbeitern wichtig. Die zügige Lokalisierung von Reisenden im Auftrag des Unternehmens muss gewährleistet sein.

Werfen wir einen Blick auf die Reisekostenabrechnung: Werden Excel-Dateien oder Word-Vorlagen befüllt und ausgedruckt, um sie zusammen mit allen Belegen dem Vorgesetzten vorzulegen? Weit weg von den Kernaufgaben beschäftigen sich viele Mitarbeiter damit, Belege zu suchen und zu sortieren, Kreditkartenabrechnungen zu durchforsten und Templates auszufüllen. Die dann entstandene, häufig unsortierte Zettelsammlung wandert im nächsten Schritt zum Vorgesetzten, der alles auf Richtigkeit überprüfen soll. Den Vorgesetzten entgeht dabei schnell, dass die Abrechnung unvollständig, fehlerhaft oder sogar manipuliert ist. Weil Informationen fehlen, verzögert sich oft die Auszahlung, was zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führt.

Manuelle Prozesse im Travelmanagement bergen u.a. die Gefahr, dass die Ausgaben unkontrolliert wachsen. Denn das Nachverfolgen von Ausgabentrends und des Ausgabenverhaltens der Mitarbeiter wird erschwert. Um das Reisekosten-Management effizient, schlank und ohne manuelle Eingriffe aufzustellen, muss der gesamte Prozess vereinfacht, standardisiert und automatisiert werden. Je einfacher der Abrechnungsvorgang gestaltet ist, desto schneller können sich Ihre Mitarbeiter wieder ihren Kernaufgaben zuwenden.

Ein digitaler, optimal aufgestellter Geschäftsreiseprozess hat viele Vorteile:

  • Optimierung der Durchlaufzeiten
  • Entlastung der Reisenden, Konzentration auf die Kernaufgaben
  • Fehlervermeidung
  • Verbesserte Compliance
  • Kostensenkung
  • Ausgabenkontrolle über Echtzeit Monitoring

Die Reisekostenabrechnung eignet sich ideal, um in Unternehmen innerhalb kürzester Zeit eine nachweisbare Optimierung zu erreichen. Mobile Geräte spielen dabei inzwischen eine elementare Rolle. Während das Smartphone früher nur passiver Reisebegleiter war, wird es heute zum Beispiel auch für die Buchung und die Nutzung elektronischer Tickets genutzt. Sogar die Erstellung der Reisekostenabrechnung kann mittlerweile bequem damit erledigt werden – noch bevor der Reisende wieder zu Hause ist. Das eliminiert die Beleg- und Zettelwirtschaft und spart viel Zeit.

Modernisieren Sie jetzt Ihr Travelmanagement und verschaffen Sie sich mit optimierten Prozessen einen Wettbewerbsvorteil. Weitere Informationen finden Sie unter Sachkostenoptimierung. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Kontaktieren Sie uns unter info-germany@expensereduction.com und wir helfen Ihnen, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen bestmöglich umzusetzen.