Lieferanten von Bundesbehörden dürfen ihre Rechnungen in Kürze nur noch als X-Rechnung einreichen.

Basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU dürfen Rechnungen an Bundesbehörden (und Bremen) in Deutschland ab dem 27.11.2020 nur noch im X-Rechnungsformat eingereicht werden. Lieferanten öffentlicher Auftraggeber sollten jetzt dringend auf echte elektronische Rechnungen umstellen. Eine bisher mögliche Einreichung per pdf oder gar Papierrechnung kann dann abgewiesen werden.

Das Ganze ist auf der Ebene der Bundesbehörden klar geregelt. Anders sieht es bei den Landes- und Kommunalbehörden aus. Die einzelnen Bundesländer haben individuelle Regeln und es in einigen Fällen auch gänzlich den Behörden überlassen, wie sie die EU-Richtlinie umsetzen wollen.

Teilweise stellen die Länder zentrale Plattformen für die Übermittlung der Rechnungen bereit, teilweise bieten öffentliche Auftraggeber Individuallösungen hierfür an.

Schwierig und unübersichtlich wird es, wenn ein Unternehmen hohe Rechnungsvolumina und vielfältige Kundenbeziehungen zu mehr als einem staatlichen Rechnungsempfänger haben – womöglich sogar noch in unterschiedlichen Bundesländern.

Hier ist eine ausgefeilte E-Invoicing-Lösung nötig, die die verschiedenen Vorgaben in rechtlicher wie technischer Hinsicht auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene berücksichtigt.

Elektronische Rechnungsformate wie die X-Rechnung sind nicht nur Pflicht, sondern bieten für das ausstellende (und das empfangende) Unternehmen auch große Vorteile:

  • effizientere Prozesse:
    automatisierte maschinelle Bearbeitung ist schneller für Rechnungsversender und -empfänger
  • Kostensenkung:
    durch den digitalen Versand entfallen die Druck-, Handling-, Material- und Portokosten
  • verbesserter Cashflow:
    höhere Liquidität durch schnellere Erstellung, Zustellung und Bearbeitung der Rechnungen

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