In den vergangenen Jahren hat sich die Arbeitswelt radikal geändert. Startpunkt war bei vielen Unternehmen der Ausbruch der Pandemie. Home-Office, Steuerung remoter Teams, Wegfall von Dienstreisen, Verdichtung des Arbeitsaufwandes waren unter anderem die Folgen. Und dieser Prozess ist noch nicht abgeschlossen. Vielmehr nimmt er aufgrund von akutem Personalmangel nochmals an Geschwindigkeit auf. Für Unternehmen heißt dies, dass möglichst viel automatisiert und digitalisiert werden muss, um die Vielzahl der Aufgaben weiterhin bewältigen zu können. Gerade im indirekten Einkauf gibt es viel Potenzial. Was es dabei zu beachten gibt, hat Expense Reduction Analysts in einem Whitepaper zusammengefasst.
Die Zeit drängt
„Wenn Unternehmen jetzt nicht handeln, werden sie von ihren Wettbewerbern überholt und verdrängt“, sagt Thomas Brunner, Senior Partner von Expense Reduction Analysts. Wichtig ist es, jetzt aktiv zu werden und Digitalisierungsprojekte nicht nur zu starten, sondern auch bis zu Ende durchzuführen. Brunner: „In den kommenden Jahren wird die schlanke Organisation zum Standard. Wer nicht dabei ist, wird Probleme mit der Wettbewerbsfähigkeit bekommen.“
Mit Quick-Wins erste Erfolge feiern
„Um die Motivation hochzuhalten, brauchen Organisationen Erfolge“, so Bert Kuypers, Senior Partner von Expense Reduction Analysts. Um diese erzielen zu können, sollten Unternehmen in einem Dreiklang vorgehen. Vor allem steht die Analyse durch ein präzises Prozess-Audit. „Diese Analyse kann unangenehm sein“, so Kuypers weiter. Aber nur so werden Medienbrüche, Insellösungen, redundante Tätigkeiten und fehlende Datenkonsistenz transparent.
Digitalization follows Function
„Im Zentrum der Überlegungen steht, wie sich Prozesse verbessern lassen. Es geht nicht darum, neue digitale Tools anzuschaffen“, beschreibt Thomas Brunner Schritt zwei. Erst wenn die Frage wie sich der aktuelle Prozess verbessern lässt beantwortet worden ist, sollte die Suche nach einer digitalen Lösung beginnen.
Erfolge messen
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Daher sollte der Erfolg unbedingt messbar gemacht werden. „Gerade im indirekten Einkauf lässt sich der Erfolg an Veränderungen im Hinblick auf Kosten, Zeit und Qualität kontinuierlich messen und steuern“, so Bert Kuypers. Kennzahlen sind die Prozesskosten wie auch die Prozesskosteneffizienz.
